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Le aziende hanno necessità di trovare strategie pratiche, strumenti automatizzati e best practice per proteggere la privacy, ottimizzare i processi e rafforzare la fiducia dei clienti, senza perdere di vista la produttività e gli obiettivi di business. Guida pratica per PMI e startup.

SOMMARIO

  • La gestione corretta dei dati è fondamentale
  • Cosa dice il GDPR sul trattamento dei dati dei clienti
  • Errori comuni che fanno le PMI
  • Strumenti e soluzioni pratiche

La gestione corretta dei dati è fondamentale

Nel mondo digitale, ogni azienda – anche la più piccola – si trova inevitabilmente a gestire dati personali: si pensi a una semplice newsletter, a un database clienti, a una campagna promozionale o all’invio di un preventivo. Sono tutte attività apparentemente ordinarie, che, invece, comportano il trattamento di informazioni personali soggette alla disciplina del Regolamento UE 2016/679 (GDPR).

Ogni azienda che tratta dati personali dei propri clienti è obbligata a rispettare il GDPR. Tuttavia, il vero quesito che dobbiamo porci è: come possono le PMI e startup farlo senza rallentare il proprio lavoro? È davvero possibile, in concreto, conciliare conformità normativa e operatività?

Molto spesso, infatti, la compliance viene percepita dalle aziende come un ostacolo burocratico o una perdita di tempo. In verità, la privacy non è un costo, ma piuttosto un asset strategico.

In altri termini, una corretta gestione dei dati personali rappresenta un vantaggio competitivo, che una forma di tutela del business.

Non essere in regola con le prescrizioni normative può comportare:

  • sanzioni amministrative fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato annuo globale;
  • la perdita di fiducia da parte dei clienti, sempre più attenti alla tutela dei propri diritti digitali;
  • interruzioni operative, in caso di provvedimenti restrittivi da parte del Garante Privacy.

Essere compliant, al contrario, rafforza la reputazione e garantisce continuità aziendale.

Per una PMI o una startup essere conforme al GDPR non significa complicare i processi aziendali, ma renderli più sicuri ed efficienti. Si tratta di una forma di investimento sia nella propria reputazione, sia nella continuità operativa.

Una gestione trasparente e responsabile dei dati comporta: la riduzione dei rischi legali, il rafforzamento della relazione con i clienti e aumenta il valore dell’impresa nel tempo.

Cosa dice il GDPR sul trattamento dei dati dei clienti

Il Regolamento UE 2016/679 stabilisce regole precise per il trattamento dei dati personali, che sono valide ed applicabili anche per microimprese e startup.

Tra i principi fondamentali troviamo:

  1. Liceità, correttezza e trasparenza: il trattamento dei dati personali deve basarsi su una base giuridica chiara (consenso, esecuzione di un contratto, obbligo legale, ecc.) e deve essere comprensibile per l’interessato.
  2. Limitazione della finalità: i dati raccolti devono essere usati solo per finalità specifiche, esplicite e legittime. Utilizzarli per altri scopi richiede un consenso ulteriore.
  3. Minimizzazione dei dati: la regola deve essere “raccogli solo ciò che ti serve”. Il principio “data minimization” impone proporzionalità e pertinenza.
  4. Limitazione della conservazione: i dati non possono essere trattenuti più del necessario e ogni categoria deve avere un tempo di conservazione definito.
  5. Integrità e riservatezza: i dati devono essere protetti con misure di sicurezza adeguate contro accessi non autorizzati e trattamenti illeciti.

Errori comuni che fanno le PMI

Molte piccole imprese, pur agendo in buona fede, spesso commettono errori che sarebbero evitabili e che possono costare molto caro, vediamo i principali e ricorrenti:

  • invio di newsletter senza un consenso documentato;
  • utilizzo di privacy policy generiche o non aggiornate da anni;
  • moduli di contatto online privi di informativa chiara e completa: ogni modulo o form online deve linkare a una privacy policy chiara e aggiornata.
  • raccogliere dati non necessari. Esempio: se non serve il numero di telefono per fornire il servizio, non è lecito richiederlo.
  • conservazione illimitata di dati di clienti inattivi da anni;
  • condivisione con fornitori (es. commercialisti, hosting, software house) senza accordi di nomina come responsabile del trattamento;
  • non utilizzare una base giuridica valida: spesso si usa il consenso, ma esistono anche l’esecuzione di un contratto o l’interesse legittimo.
  • garantire i diritti degli interessati in modo non adeguato: accesso, rettifica, cancellazione, opposizione al trattamento marketing ecc.
  •  utilizzare tool di terze parti (CRM, newsletter, analytics) senza aver verificato la compliance.

Strumenti e soluzioni pratiche

Per rispettare le prescrizioni del GDPR evitare di incorrere in violazioni normative e tuttavia continuare a lavorare in modo efficiente, esistono strumenti concreti, alla portata di ogni PMI ed il cui utilizzo può consentire una gestione compliant della privacy:

  • CRM GDPR-compliant: che offrono le funzionalità per la raccolta e la gestione del consenso;
  • generatori di informative legali e consulenze legali specifiche: piattaforme che forniscono privacy policy personalizzabili;
  • consulenze legali specifiche: una consulenza legale personalizzata che garantisca la piena adeguatezza;
  • software per la gestione dei consensi (CMP): CMP che permettono una raccolta e tracciamento trasparente del consenso online;
  • data retention policy: definire e documentare i tempi di conservazione dei dati in base alla tipologia (clienti, lead, fornitori, ex dipendenti, ecc.) è una best practice da considerare ormai davvero irrinunciabile.